Regelmäßige Buchhaltung ist einfach, aber was ist mit Spenden? Es ist wichtig zu verstehen, wie eine Spende, auch als wohltätige Spende bezeichnet, in den Unternehmensbüchern erfasst wird. Unternehmen müssen auch verstehen, ob sie Spenden von ihren Gewerbesteuererklärungen abziehen können. Wenn Sie Waren oder Dienstleistungen im Namen eines Unternehmens spenden, wird der Marktwert der Gegenstände für Ihr Unternehmen steuerlich abzugsfähig.
Verstehen, was eine Spende ausmacht
Das IRS betrachtet eine Spende als Geschenk an eine Organisation, die sich für den gemeinnützigen Status 503 (c) qualifiziert. Dazu gehören Freiwillige Feuerwehren, Museen, Kirchen und gemeinnützige Krankenhäuser. Das IRS hat auf seiner Website ein Tool, mit dem auch andere berechtigte Organisationen gefunden werden können.
Spenden können Geld, Sachwerte oder Zeit sein. Wenn Sie spenden, geben Sie wahrscheinlich Geld aus oder verschieben Inventar, was einen Hinweis darauf gibt, wie die Transaktion aufgezeichnet werden soll.
Aufzeichnen einer Spende
Wenn Sie eine Geldspende getätigt haben, richten Sie zunächst die gemeinnützige Organisation als neuen Anbieter für Ihr Unternehmen ein. Zeichnen Sie als nächstes das ausgehende Geld als Scheck oder Rechnung im Namen der Wohltätigkeitsorganisation und die entsprechende Zahlung auf, wie Sie es für jede andere Rechnung tun würden. Verwenden Sie auf der Spesenseite für geschäftliche Zwecke ein Spesenkonto, das Sie als dediziertes Konto für steuerlich abzugsfähige Beiträge eingerichtet haben. Dieses Konto wird in der Gewinn- und Verlustrechnung des Unternehmens ausgewiesen.
Stellen Sie den Wert der eingebrachten Vermögenswerte fest
Wenn Sie Waren oder Dienstleistungen gespendet haben, ermitteln Sie zunächst den Wert dieser eingebrachten Vermögenswerte. Mit anderen Worten, finden Sie den fairen Marktwert heraus oder was jemand auf dem freien Markt für die Waren oder die Zeit bezahlen würde, die der Wohltätigkeitsorganisation gespendet wurden.
Erstellen Sie eine Rechnung an die Wohltätigkeitsorganisation
Erstellen Sie für ein Unternehmen eine Rechnung für die gespendeten Produkte oder Dienstleistungen an die Wohltätigkeitsorganisation. Richten Sie ein Spesenkonto für Spenden ein, um die Ausgaben zu erfassen. Erstellen Sie als Nächstes einen Eintrag in Ihrem Buchhaltungssystem, der das gespendete Produkt oder die gespendete Dienstleistung darstellt. Sie können dies als "Spenden für wohltätige Zwecke" definieren.
Erstellen Sie eine Gutschrift an die Wohltätigkeitsorganisation
Erstellen Sie als Kunde eine Gutschrift an Ihre gemeinnützige Organisation. Dadurch wird die Rechnung, die Sie an das Unternehmen ausgestellt haben, auf Null gesetzt und der Betrag der von Ihnen getätigten Spende wiedergegeben. Überprüfen Sie abschließend, ob die Gutschrift ordnungsgemäß auf die Rechnung angewendet wurde.
Führen Sie detaillierte Aufzeichnungen
Das Aufzeichnen von Spenden für die Buchhaltung umfasst auch das Dokumentieren der Details der Geschenktransaktionen, die in Ihr Buchhaltungssystem eingegeben wurden. Es ist wichtig zu dokumentieren, was gespendet wurde und wie hoch der Marktwert des Artikels ist (es sei denn, es handelt sich um Bargeld). Außerdem müssen Sie aufzeichnen, an wen Sie den Artikel gespendet haben und wann Sie oder Ihr Unternehmen die Spende getätigt haben.
Sie benötigen diese Unterlagen, um Ihre jährliche Steuererklärung korrekt auszufüllen. Wenn Sie in Ihrer Steuererklärung nicht genügend Abzüge haben, können Sie die Spende auch nicht abziehen.
Wenn Sie sich einer IRS-Prüfung gegenübersehen, benötigen Sie alle Informationen zu Ihrer Spende als Nachweis, dass Sie die in Ihrer Einkommensteuererklärung eingereichten Spenden tatsächlich getätigt haben.
Bestätigung anfordern
Nachdem Sie an eine gemeinnützige Organisation gespendet haben, fordern Sie von der Wohltätigkeitsorganisation ein Bestätigungsschreiben an, das Sie zusammen mit Ihren anderen Spendenunterlagen aufbewahren können.
