Die Kreditorenbuchhaltung erfasst alle Ausgaben, die Ihrem Unternehmen entstanden sind und die noch bezahlt werden müssen. Wenn Sie ein hohes Volumen an zahlbaren Aktivitäten haben, können die Einzelheiten in einem Standardhauptbuch leicht verloren gehen. Obwohl kein Nebenbuch erforderlich ist, kann es hilfreich sein, Ihr Hauptbuch frei von Transaktionsunordnung und Verwirrung zu halten. Wenn Sie die Funktion und die Vorteile eines Nebenbuchs verstehen, können Sie feststellen, ob es für Ihr Unternehmen ideal ist.
Nebenbuch
Das Nebenbuch enthält detaillierte Transaktionsinformationen zu einem Konto, die im Hauptbuch zusammengefasst dargestellt werden. Die Details eines Kontos mit hohem Volumen – einschließlich Informationen, die erstklassige Finanzanalysten und Buchhalter nicht benötigen – können das Hauptbuch überfordern. Das Nebenbuch bietet Platz für die Transaktionsdetails, sodass das Hauptbuch nur die zusammenfassenden Informationen enthält.
Abbrechnungsverbindlichkeiten
Das Kreditorenkonto ist für einige Unternehmen ein Konto mit hohem Volumen. Wenn Sie das Transaktionsvolumen und den Detaillierungsgrad in Ihrem Hauptbuch reduzieren möchten, hält ein Nebenbuch für Ihr Kreditorenkonto die einzelnen Ausgabendetails aus dem Hauptbuch. Aktualisieren Sie die Kreditorenübersicht in Ihrem Hauptbuch täglich, wöchentlich oder in einer für Ihr Unternehmen geeigneten Häufigkeit.
Zusammenfassungsinformationen
Jede im Kreditorenbuchhaltungsbuch gebuchte Aktualisierung spiegelt die Summe der Transaktionsaktivitäten für den Zeitraum wider, der seit der letzten Aktualisierung vergangen ist. Fügen Sie die Gutschriften hinzu, die auf das Konto gebucht wurden, und erstellen Sie einen Journaleintrag, um die Gesamtgutschriften in Ihrem Hauptbuch zu erfassen. Wiederholen Sie diesen Vorgang für die Lastschrifttransaktionen. Notieren Sie sich den Eintrag im Nebenbuch, um zu verfolgen, wo Ihre Berechnungen gestoppt wurden. Eine Markierung oder Notation am Rand des Hauptbuchs ist zulässig, wenn Sie ein schriftliches Hauptbuch verwenden. Computergestützte Hauptbücher verfolgen Ihre Aktualisierungen automatisch.
Sicherheit
Das Nebenbuch beschränkt den Zugriff auf die Detailinformationen und stellt sicher, dass nur Personen, die regelmäßig mit dem Hauptbuch arbeiten, Informationen bearbeiten können. Dies reduziert das Risiko von Fehlern und Fehleingaben. Wenn das Hauptbuch für Kreditorenbuchhaltung für die gesamte Buchhaltungsabteilung zugänglich ist, kann das Risiko einer Änderung des Saldos durch eine transponierte Nummer zu erheblichen Problemen bei der Berichterstattung führen. Das Nebenbuch wird durch Kopien von Rechnungen, Kontoauszügen und anderen Aufzeichnungen unterstützt, die für die Steuerberichterstattung und -prüfung erforderlich sind.
