Mitarbeiter, die chronisch spät dran sind, können das Unternehmen Geld kosten und die Moral der Mitarbeiter beeinträchtigen. Laut einem Bericht des Penn State vom April 2010 kosten solche Mitarbeiter US-Arbeitgeber jährlich 3 Milliarden US-Dollar an Produktivitätsverlusten. Helfen Sie Ihrem Unternehmen, reibungslos zu funktionieren, indem Sie Probleme der Verspätung mündlich ansprechen, wenn sie zum ersten Mal auftreten. Wenn verbale Warnungen jedoch nicht zu einem verbesserten Verhalten führen, müssen Sie Ihre Bedenken schriftlich darlegen. Das Memo kann als schriftliche Warnung dienen und sollte in die Personalabteilung kopiert und in die Datei des Mitarbeiters aufgenommen werden.
Siehe Unternehmensrichtlinie
Wenn Sie ein Memo schreiben, in dem die Verspätung eines Mitarbeiters behandelt wird, verweisen Sie zunächst auf Ihre Unternehmensrichtlinien zu diesem Problem. Es wird nicht nur Ihr Memo professioneller erscheinen lassen, es wird auch weniger wahrscheinlich als persönlicher Affront aufgefasst, wenn Sie diesen Teil einbeziehen. Zitieren Sie die Richtlinie wörtlich. Sie können Ihr Memo mit einem Satz wie "Gemäß Kapitel 3, Abschnitt 1 im Mitarbeiterhandbuch" beginnen. "Von den Mitarbeitern wird erwartet, dass sie jeden Tag pünktlich zur Arbeit kommen, um das Geschäft für die Eröffnung vorzubereiten." Mir ist aufgefallen, dass Sie in der letzten Zahlungsperiode dreimal gegen diese Richtlinie verstoßen haben. "
Geben Sie konkrete Beispiele
Geben Sie in Ihrem Memo Beispiele dafür an, wann der Mitarbeiter zu spät gekommen ist. Dies klärt nicht nur mit dem Mitarbeiter, auf welche Tage Sie sich beziehen, sondern liefert auch Dokumentationen, die später möglicherweise benötigt werden, wenn das Verhalten eskaliert. Zum Beispiel: "Aufzeichnungen zeigen, dass Sie am 2. Februar 2011 um 8:16 Uhr, am 4. Februar 2011 um 8:32 Uhr und am 5. Februar 2011 um 8:13 Uhr eingecheckt haben. Dies ist nach unserer Diskussion über Ihre Verspätung am 26. Januar 2011. "
Konsequenzen erklären
Informieren Sie Ihren Mitarbeiter über die Folgen, wenn er weiterhin zu spät zur Arbeit kommt. Halten Sie sich strikt an die Unternehmensrichtlinien, damit Ihre Handlungen konsistent sind, wenn Sie andere Mitarbeiter auf die gleiche Weise disziplinieren. Sie könnten schreiben: "Dieser Brief dient als schriftliche Abmahnung. Ein weiterer Vorfall führt zu einer zweiten schriftlichen Abmahnung. Gemäß der Unternehmensrichtlinie werden Mitarbeiter nach zwei schriftlichen Abmahnungen aus dem Arbeitsverhältnis entlassen. Wir möchten, dass dieses Problem gelöst wird, also Sie haben viele gute Jahre im Unternehmen. "
Wörter zu vermeiden Word
Schriftliche Mitteilungen an die Mitarbeiter müssen immer klar sein. Vermeiden Sie vage Wörter wie „könnte“, „wahrscheinlich“ und „sollte“. Es ist nur fair Ihrem Mitarbeiter gegenüber, ihn genau wissen zu lassen, wo er steht. Auch wenn Sie möglicherweise versucht sind, lobende Worte über die Leistung des Mitarbeiters oder anderes irrelevantes Material aufzunehmen, um den Schlag zu mildern, sollten Sie dies vermeiden. Ein Memo an einen verstorbenen Mitarbeiter kann vorgeladen werden, falls der Mitarbeiter entlassen wird und eine Klage einleitet - ein Szenario, das nicht ungewöhnlich ist. Bleiben Sie beim Thema, um Verwirrung oder Haftung zu vermeiden. Lassen Sie den Mitarbeiter seine Kopie des Memos unterschreiben, um anzuzeigen, dass er es erhalten hat.
