Die QuickBooks-Buchhaltungssoftware von Intuit bietet Geschäftsbenutzern eine Vielzahl wichtiger Funktionen für die Lohn- und Gehaltsabrechnung, z. B. das Zusammenstellen und Melden von Steuerinformationen für Bundesstaaten und Bundesstaaten. Mit dem Programm können Unternehmen mit einem QuickBooks-Abonnement für den Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienst diese Daten in ein elektronisches W-2-Formular eingeben, um sie online beim Internal Revenue Service einzureichen. Wenn Sie einem Mitarbeiter mehr als 600 USD pro Jahr zahlen, müssen Sie ein W-2-Formular beim IRS einreichen. QuickBooks wird das Formular auch an die staatlichen Steuerbehörden senden.
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Starten Sie QuickBooks und klicken Sie im Hauptprogrammmenü auf „Mitarbeiter“. Wählen Sie "Lohnsteuerformulare & W-2" und dann "Lohn- und Gehaltsabrechnungsformulare verarbeiten".
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Wählen Sie "Bundesformulare" und klicken Sie auf "OK". Wählen Sie "Jahresformular W-2 / W-3 - Lohn- und Steuererklärung". Eine elektronische Version einer W-2-Anweisung wird angezeigt. Wenn Sie in der Vergangenheit W-2 mit QuickBooks abgeschlossen oder Daten über Mitarbeiter eingegeben haben, können Sie aus einer Liste von Mitarbeitern auswählen, bevor Sie den W-2-Bildschirm erreichen Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben dem Namen des Mitarbeiters und wählen Sie „Überprüfen/Bearbeiten“.
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Geben Sie die Daten Ihres Mitarbeiters in die entsprechenden Felder ein. Dazu gehören Gesamtlöhne, Trinkgelder und Entschädigungen; einbehaltene Steuern einschließlich Bundes-, Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern; Pflegeleistungen; und grundlegende Mitarbeiterdaten, einschließlich der Sozialversicherungsnummer. Sie werden außerdem aufgefordert, grundlegende Details zu Ihrem Unternehmen einzugeben, einschließlich Ihrer Arbeitgeberidentifikationsnummer.
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Geben Sie Ihre staatlichen Steuerinformationen ein, wenn Ihr Staat Einkommensteuer erhebt. Diese Daten enthalten die staatliche ID-Nummer des Mitarbeiters. alle staatlichen Löhne und Trinkgelder bezahlt; der staatliche Einkommensteuerbetrag; alle gezahlten lokalen Steuern; und die Höhe der lokalen Steuern, die vom Lohn des Arbeitnehmers einbehalten werden. Wenn Sie Fragen oder Probleme beim Ausfüllen des W-2 haben, bietet Intuit telefonischen Support von Gehaltsabrechnungsspezialisten an, um Ihnen zu helfen.
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Überprüfen Sie die Daten auf dem Formular. Klicken Sie auf „OK“ und dann im Menü „Gehaltsabrechnung“ auf „Elektronisch einreichen“.
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Wählen Sie im Dialogfenster "E-Akte Bundesformular" oder "E-Akte". Geben Sie Ihre Landes- und Bundesbehördeninformationen in die entsprechenden Felder ein. Nachdem Sie eine W-2 für einen Mitarbeiter abgeschlossen haben, füllt QuickBooks diese Informationen automatisch mit der nächsten W-2 aus.
Drucken von W-2-Formularen
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Legen Sie leere Blätter, perforiertes Papier oder ein vorgedrucktes Formular in Ihr Druckerfach, wenn Sie Papierkopien Ihrer W-2-Formulare zum Versenden drucken möchten. Das IRS ermöglicht Unternehmen mit weniger als 250 W-2, sie zu verschicken. Sie müssen schwarze Tinte gemäß den IRS-Bestimmungen verwenden.
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Klicken Sie im Hauptprogrammmenü auf "Datei" und wählen Sie dann "Drucken". Beachten Sie, dass QuickBooks nicht mit den vom IRS verteilten gedruckten Formularen kompatibel ist. Sie können jedoch W-2-Formulare bei Intuit bestellen, die vom IRS akzeptiert werden.
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Überprüfen Sie die Daten auf dem gedruckten Formular, um sicherzustellen, dass sie korrekt sind.
