Einige Arbeitgeber bieten ihren Mitarbeitern kostenlose oder vergünstigte Unterkünfte an. Der Internal Revenue Service betrachtet von Arbeitgebern bereitgestellte Unterkünfte als Nebenleistungen, deren Wert in der Regel steuerpflichtig ist. Das Bundessteuergesetz sieht jedoch bestimmte Ausnahmen vor. Ob der Wert der vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellten Unterkunft steuerpflichtig ist – und welche Höhe steuerpflichtig ist – hängt von den jeweiligen Umständen ab.
Grundlagen zu Nebenleistungen
Nach dem Bundessteuerrecht sind die meisten Nebenleistungen, die Arbeitnehmer erhalten, als Einkommen zu versteuern. Ein Arbeitgeber meldet den steuerpflichtigen Wert von Nebenleistungen auf dem Formular W-2 eines Arbeitnehmers, das der Arbeitnehmer zum Ausfüllen seiner jährlichen Steuererklärung verwendet. Die IRS-Vorschriften verlangen, dass ein Arbeitgeber den steuerpflichtigen Wert ermittelt, indem er jeden Betrag, den der Arbeitnehmer für die Leistung bezahlt hat, vom fairen Marktwert der Nebenleistung abzieht. Nebenleistungen unterliegen auch der Sozialversicherungs-, Medicare- und Bundesarbeitslosensteuer. Um den steuerpflichtigen Wert einer vom Arbeitgeber bereitgestellten Unterkunft zu ermitteln, zieht der Arbeitgeber die vom Arbeitnehmer gezahlte Miete vom Verkehrswert der Immobilie ab. Ausführliche Informationen finden Sie im IRS-Fringe Benefit Guide für 2017 (oder später).
Steuerstatus der vom Arbeitgeber bereitgestellten Unterkunft
Wie andere Nebenleistungen unterliegen kostenlose oder ermäßigte Unterkünfte, die vom Arbeitgeber bereitgestellt werden, in der Regel dem Einkommen und anderen Steuern. Um den fairen Marktwert des einem Arbeitnehmer zur Verfügung gestellten Wohnraums zu bestimmen, kann ein Arbeitgeber lokale Zeitungslisten auf vergleichbare Mietobjekte überprüfen oder einen lokalen Makler um eine Schätzung des Mietwerts des Objekts bitten. Der Arbeitgeber gibt den Nettowert der Nebenleistung des Arbeitnehmers in Feld 1 des W-2-Formulars des Arbeitnehmers an, und der Arbeitnehmer gibt diesen Wert in Zeile 7 des IRS-Formulars 1040 als Einkommen an. Wenn der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber beispielsweise 300 USD pro Jahr zahlt Monat für die Wohnung und der marktgerechte Mietpreis der Immobilie beträgt 600 US-Dollar pro Monat, der Arbeitgeber muss 300 US-Dollar pro Monat zu dem steuerpflichtigen Einkommen hinzufügen, das er auf dem W-2 des Arbeitnehmers meldet.
Unterkunft nicht steuerpflichtig
Ein Arbeitgeber kann den Wert der einem Arbeitnehmer zur Verfügung gestellten Wohnung vom steuerpflichtigen Einkommen eines Arbeitnehmers ausschließen, wenn die Unterkunft drei Bedingungen erfüllt. Der Arbeitgeber muss die Unterkunft in seinen Geschäftsräumen bereitstellen. Die Unterkunft muss für den Arbeitnehmer eingerichtet sein, was bedeutet, dass der Arbeitgeber einen gültigen Geschäftszweck für die Bereitstellung von Wohnraum haben muss, der über die Gewährung einer zusätzlichen Entschädigung für den Arbeitnehmer hinausgeht. Befindet sich beispielsweise der Arbeitsplatz des Arbeitgebers in beträchtlicher Entfernung von anderen Wohnmöglichkeiten, würde der IRS wahrscheinlich zu dem Schluss kommen, dass der Arbeitgeber die Unterkunft für die Bequemlichkeit des Arbeitnehmers bereitstellt. Der Arbeitnehmer muss die Unterkunft auch als Beschäftigungsbedingung akzeptieren, was bedeutet, dass der Arbeitnehmer nicht die Möglichkeit haben kann, die Unterkunft anzunehmen oder abzulehnen. Wenn eine dieser Bedingungen nicht erfüllt ist, muss der Arbeitgeber den Nettowert der Unterkunft auf dem W-2-Formular des Arbeitnehmers angeben und diesen Betrag in seiner Steuererklärung als Einkommen ausweisen.
Ausnahmeregelung für Fakultätsunterkünfte
Der IRS hat besondere Regeln für Bildungseinrichtungen, die ihren Mitarbeitern Unterkünfte zur Verfügung stellen. Der Wert bestimmter Campusunterkünfte ist nicht steuerpflichtig, wenn der Arbeitnehmer eine angemessene Miete zahlt. Der Arbeitgeber muss jeden Betrag als steuerpflichtiges Einkommen ausweisen, der entweder 5 Prozent des geschätzten Wertes der Unterkunft oder die durchschnittliche Miete für vergleichbare Wohnungen übersteigt, je nachdem, welcher Wert niedriger ist, so der IRS.
Trinkgeld
Die IRS-Veröffentlichung 525, Steuerpflichtiges und nicht steuerpflichtiges Einkommen, behandelt die Grundlagen dessen, was steuerpflichtig ist und was nicht.
