Erstellen Sie eine Adressliste mit der Seriendruckfunktion in Microsoft Word, wenn Sie Etiketten für ein Massenmailing drucken müssen. Seriendruck ermöglicht Ihnen, Ihre Adressliste in einem Tabellenkalkulationsformat einzugeben und die Liste dann in die richtige Etikettenvorlage zu importieren. Word unterstützt nativ Hunderte von generischen und herstellerspezifischen Etikettenvorlagen. Wenn Sie den Anbieter und die Produktnummer der Etiketten kennen, die Sie zum Drucken verwenden, können Sie die genaue Vorlage auswählen, um Ihre Etiketten automatisch für das Produkt zu formatieren. In den meisten Fällen müssen Sie keine Vorlagensoftware installieren, die Ihren Etiketten beiliegt.
Adressliste erstellen
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Öffnen Sie ein leeres Dokument in Microsoft Word.
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Klicken Sie in der oberen Navigationsleiste auf den Reiter „Mailings“, um die Mailing-Optionen im Ribbon zu öffnen.
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Klicken Sie auf die Schaltfläche "Seriendruck starten" und dann auf die Option "Etikett", um das Dialogfeld Etikettenoptionen zu öffnen.
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Klicken Sie auf das Optionsfeld neben Ihrem Druckertyp. Die Optionen sind „Drucker mit kontinuierlichem Einzug“ und „Seitendrucker“.
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Klicken Sie auf das Dropdown-Feld „Label Vendors“ und dann auf den Lieferanten der Etiketten, die Sie zum Drucken der Adressen verwenden.
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Klicken Sie im Feld Produktnummer auf die Produktnummer Ihrer Etiketten und dann auf "OK". Sie sehen die leere Etikettenvorlage, aber Gitterlinien sind ausgeblendet.
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Klicken Sie im oberen Navigationsmenü auf die Registerkarte „Layout“ und dann auf „Gitterlinien anzeigen“, um die Etikettengitterlinien anzuzeigen und jedes einzelne Etikett anzuzeigen.
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Klicken Sie im oberen Navigationsmenü auf die Registerkarte "Mailings" und dann auf "Empfänger auswählen".
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Klicken Sie auf "Neue Liste eingeben", um das Dialogfeld "Neue Adressliste" zu öffnen.
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Klicken Sie in eine Zelle unter einer der Überschriften in der oberen Zeile und geben Sie die Daten für die Spalte ein. Klicken Sie beispielsweise auf die Zelle unter "Vorname", und geben Sie dann den Vornamen des ersten Empfängers ein, den Sie Ihrer Adressliste hinzufügen möchten.
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Klicken Sie auf die nächste verfügbare Zelle und geben Sie den erforderlichen Wert ein. Geben Sie weiterhin Daten in jede Zelle für die erste Adresse in Ihrer Liste ein. Wenn Sie mit den Daten für das erste Etikett fertig sind, klicken Sie auf "Neuer Empfänger", um dem Formular "Neue Adressliste" eine neue Zeile hinzuzufügen.
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Geben Sie die Adressinformationen für das nächste Etikett in der zweiten Zeile ein und klicken Sie dann auf „Neuer Empfänger“, um einen weiteren Datensatz hinzuzufügen. Fügen Sie weitere Empfänger hinzu, bis alle Adressen eingegeben wurden.
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Klicken Sie auf „OK“, um das Dialogfeld „Datei speichern“ zu öffnen.
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Geben Sie einen Namen für die neue Adressliste in das Feld Dateiname ein und klicken Sie dann auf „OK“, um die Adressliste im Dateiformat der Microsoft-Adressliste zur späteren Verwendung zu speichern.
Druckvorbereitung
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Klicken Sie auf die Registerkarte "Mailings" und dann auf "Adressblock", um das Dialogfeld "Adressblock einfügen" zu öffnen.
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Klicken Sie auf das Format, um den Namen im Feld Name des Empfängers in dieses Format einfügen anzuzeigen. Sie sehen die Adresse im Vorschaufenster auf der rechten Seite des Dialogfelds. Klicken Sie auf die Pfeile über dem Vorschaufenster, um durch die Listeneinträge zu scrollen.
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Klicken Sie im Abschnitt Postanschrift einfügen auf das gewünschte Optionsfeld, um auszuwählen, wie das Land oder die Region angezeigt werden soll.
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Aktivieren Sie nach Bedarf andere Optionen und klicken Sie dann auf den Pfeil ganz links über dem Vorschaufenster, um die Vorschau auf den ersten Eintrag zurückzusetzen. Klicken Sie auf "OK", um den konfigurierten Block zur ersten Beschriftung hinzuzufügen.
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Klicken Sie im Navigationsband auf „Etiketten aktualisieren“, um die Etiketten mit Ihrer Adressliste zu aktualisieren.
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Klicken Sie im Navigationsband auf „Ergebnisse anzeigen“, um alle Adressen in der Etikettenvorlage anzuzeigen.
