Als Gruppe sind Kleinunternehmer als große Redner bekannt. Normalerweise haben sie viel zu erzählen - nämlich die Produkte oder Dienstleistungen, die sowohl die Leidenschaft ihres Lebens als auch ihr Geschäft repräsentieren. Doch dieses „Geschenk für Gelaber“ lässt sich nicht unbedingt in effektive Kommunikation umsetzen. So wie sich das Hören vom Hören unterscheidet und das Lesen kein Verständnis garantiert, führt das bloße Sprechen nicht immer zu einer nützlichen Kommunikation. Unabhängig davon, ob ein Kleinunternehmer 10 oder 100 Mitarbeiter verwaltet, kann er sich auf eine Gewissheit verlassen: Von ihm wird erwartet, dass er jeden Tag Informationen klar und diplomatisch kommuniziert.
Mehr als sein Zufriedenheitsquotient hängt von dieser Fähigkeit ab; Die Zukunft seines Unternehmens kann auch davon abhängen - zumindest wenn Sie glauben, dass das Wachstum eines Unternehmens von der Zufriedenheit und Motivation der Mitarbeiter abhängt.
Aus diesem Grund ist es auch für die ausführlichsten Kleinunternehmer sinnvoll, ihre angeborenen Fähigkeiten zu verbessern und zu überprüfen:
- Die grundlegenden Kommunikationsbedürfnisse eines kleinen Unternehmens.
- Die verschiedenen Kommunikationswege.
- Wie Informationen an Mitarbeiter weitergegeben werden sollen. Effektive Strategien der organisatorischen Kommunikation. Die Kosten für das Ignorieren der Unternehmenskommunikation.
Was sind die Kommunikationsbedürfnisse einer Organisation?
Lange vor dem Start stehen Kleinunternehmer vor vielen Problemen, die ihre Kommunikationsfähigkeiten (und ihre Geduld) auf die Probe stellen. Sie müssen Dienstprogramme wie Telefon-, Elektro- und Internetdienste einrichten. Sie müssen Büromaterial bestellen und Lieferpläne aushandeln. Sie müssen sicherstellen, dass ihr Marketingplan ausgefeilt ist und ihre Buchhaltungssysteme vorhanden sind. Und natürlich müssen sie für die Leute werben, sie interviewen und einstellen, die Seite an Seite mit ihnen arbeiten, wenn sie sich auf das neue Geschäft einlassen.
All diese Begegnungen bieten bewährte Methoden für die Art der Kommunikation, für die Kleinunternehmer nach dem Starttag verantwortlich sind. Die Probleme selbst reichen von trivial („Wer hat das Soda im Gefrierschrank gelassen, der über Nacht explodierte?“) Bis hin zu äußerst bedeutsam („Ein neuer Konkurrent ist gerade in den Block eingezogen; so werden wir reagieren.“).
Die Ziele dieser internen Kommunikation fallen im Allgemeinen in eine oder mehrere der folgenden Kategorien:
- Zu informieren, bei weitem die häufigste Form der Geschäftskommunikation. Daraus folgt, dass gut informierte Mitarbeiter im Allgemeinen bessere Leistungen bei der Arbeit erbringen, solange die Informationen, die sie erhalten, korrekt, aussagekräftig und hilfreich sind. * Beratung, häufig in Form von Anweisungen und Schulungen.
- Vorschläge, Ideen und Meinungen zu unterbreiten, deren Qualität den Status eines Kleinunternehmers als maßgeblicher Meinungsführer besiegeln kann.
Motivieren -
Wenn die Kommunikation auch inspirierend ist, kann sie Wunder bewirken, um die Mitarbeiterbindung zu stärken und zu festigen. Feedback zu geben, insbesondere zu Leistungszielen. Um einen Prozess oder ein Ergebnis zu kontrollieren, was furchtbar klingen mag, bis Sie über die Möglichkeiten nachdenken. Mitarbeiter in jedem Unternehmen müssen bestimmte Richtlinien, Verfahren oder Protokolle befolgen. Auf diese Weise kann die Steuerung eines Prozesses oder Ergebnisses dazu beitragen, dass Ihr kleines Unternehmen reibungslos und ohne Unterbrechung läuft.
Was sind die verschiedenen Methoden der Kommunikation?
Selbst wenn Sie Ihren monatlichen Marketing-Kommunikationsplan gerade erst geknackt haben, werden Sie wahrscheinlich von der Vielfalt der Taktiken überrascht sein, die Ihr Marketing-Team für Sie entwickelt hat. So sollte es sein, gerade in der Anfangszeit eines Unternehmens.
Wenn es Ihnen wichtig ist, den Überblick zu behalten, ist es besonders gut, dass die interne Kommunikation im Wesentlichen auf zwei verschiedene Arten beruht: schriftlich und mündlich.
Das mag einfach klingen, aber es lohnt sich, die Möglichkeiten zu berücksichtigen, die beide Methoden bieten:
- Die schriftliche Kommunikation umfasst E-Mails, Briefe, Memos, Vorschläge, Briefe, Schulungshandbücher, Richtlinien und soziale Medien. * Die mündliche Kommunikation umfasst die persönliche Kommunikation sowohl einzeln als auch in Gruppen sowie mehrere Kanäle, das Telefon und die Telefonkonferenz-Tools.
Sogar zwei Kommunikationsmethoden können Ihnen etwas zum Nachdenken geben. Mit anderen Worten, woher wissen Sie, auf welche Methode Sie sich verlassen können? Dies hängt von der jeweiligen Situation ab. Eine schriftliche Mitteilung ist jedoch möglicherweise besser geeignet, wenn:
- Sofortiges Feedback ist nicht erforderlich.
- Die Nachricht ist sehr detailliert oder komplex (dh sie kann mehrmals gelesen werden, um das Verständnis zu gewährleisten). Der Empfänger ist vorübergehend außer Reichweite. Eine dauerhafte Aufzeichnung der Nachricht ist wünschenswert.
Mündliche Kommunikation kann die bessere Wahl sein, wenn:
- Eine Nachricht ist dringend oder rechtzeitig. Interaktion oder sofortiges Feedback sind erforderlich. Die Nachricht ist einfach und unkompliziert.
- Eine dauerhafte Aufzeichnung ist nicht erwünscht.
Einige Kleinunternehmer würden eine dritte – und oft ebenso effektive – Methode hinzufügen: die nonverbale Kommunikation. Dies ist ein berechtigter Punkt, zumal viele Kommunikationsstudien zeigen, dass Menschen eine verbale Botschaft ebenso sehr nach Inhalt wie nach Wie es wird durch Hinweise wie Tonfall, Augenkontakt, Mimik, Körpersprache und Haltung kommuniziert.
Wie sollte ein Unternehmen Informationen an seine Mitarbeiter weitergeben?
Wenn Sie fragen, werden Sie wahrscheinlich viele konstruktive Rückmeldungen zu Ihrem Lieferstil erhalten. Aber kein Mitarbeiter kann Ihre Kommunikationsmethoden bemängeln, wenn Sie sich an bestimmte Grundsätze halten:
- Sei pünktlich. Geben Sie Ihr Bestes, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter Nachrichten und Informationen von Ihnen und nicht von Dritten hören. Wenn die Informationen vertraulich sind, sagen Sie es. Es ist bekannt, dass Menschen mit sensiblen Informationen vertrauenswürdig sind; Tatsächlich fühlen sie sich oft geschmeichelt, wenn das Vertrauen wächst. Sie neigen dazu zu klatschen und Gerüchte in der zu verbreiten Abwesenheit von Informationen.Sei ehrlich. Sie können die Idee der „Transparenz“ abonnieren oder nicht. Es kann vorkommen, dass Sie Ihren Mitarbeitern bestimmte Informationen nicht mitteilen können oder sollten. Aber die Informationen, die Sie übermitteln, müssen ehrlich sein, damit Sie als glaubwürdig angesehen werden.Seien Sie sachlich. Ihre Glaubwürdigkeit hängt auch von der Qualität der von Ihnen bereitgestellten Informationen ab. Wenn also eine Quelle von Drittanbietern Ihren Fall unterstützt, verwenden Sie sie auf jeden Fall als Unterstützung.
- Sei zielgerichtet. Ihre Mitarbeiter sollten sich niemals fragen: „Worum ging es? Das?" Tatsächlich sollten Sie einen klar definierten Zweck haben, bevor Sie überhaupt den Inhalt einer schriftlichen oder mündlichen Nachricht planen.
- Klar sein. Einfacher als es sich anhört, da Klarheit oft mit Übung einhergeht. Verbessern Sie Ihre Lernkurve, indem Sie eine einfache, präzise Sprache verwenden und komplexe Begriffe vermeiden. Dies bedeutet nicht, dass Sie Nachrichten „verdummen“ sollten; Ihre Mitarbeiter sind wahrscheinlich sehr klug. Wenn Sie jedoch befürchten, dass eine Idee oder ein Konzept Verwirrung stiften könnte, unterstützen Sie sie mit einer Illustration oder einem Beispiel, damit Ihre Botschaft verstanden wird.
- Seien Sie fair und respektvoll. Präsentieren Sie alle Seiten einer Situation und vermeiden Sie eine voreingenommene, abfällige und verletzende Sprache. Es kann hilfreich sein, sich daran zu erinnern, dass Sie als Inhaber eines Kleinunternehmens den Ton für Ihr Unternehmen angeben. Und wenn Ihre Mitarbeiter hören, dass Sie beispielsweise einen Konkurrenten offen herabsetzen, werden sie sich wahrscheinlich dazu berechtigt fühlen.
- Sei zuversichtlich. Wenn Sie sich über das Timing, die Art oder den Inhalt einer Nachricht nicht sicher sind, folgen Sie Ihren besseren Instinkten und denken Sie mehr darüber nach, bevor Sie handeln. Zögern und Unsicherheit werden oft schnell erkannt, und solche Zweifel werden Ihre Botschaft mit ziemlicher Sicherheit untergraben.
Welche Arten von effektiver Organisationskommunikation gibt es?
Sie wären kein Kleinunternehmer, wenn Sie nicht darauf aus wären, das Thema organisatorische Kommunikation in den Vordergrund zu stellen. Außerdem, was nützt das „Geschenk zum Gelaber“, wenn Sie nicht bereit sind, Dinge zu verwechseln und Ihren eigenen Kommunikations-Cocktail zu kreieren?
Natürlich möchten Sie Strategien anwenden, die Ihren persönlichen Stil und Ihr Komfortniveau ergänzen. Wie bei vielen Geschäftsinhabern fühlen Sie sich bei traditionellen Outreach-Bemühungen, insbesondere bei persönlichen Begegnungen, möglicherweise am wohlsten. Aber wenn Ihr Unternehmen wächst und Sie nach Möglichkeiten suchen, Ihre Mitarbeiter engagiert, produktiv und motiviert zu halten, können einige dieser Strategien, die Tradition und Neuheit treffen, Ihnen gute Dienste leisten:
- Wiederkehrende Meetings mit dem gewissen Etwas. Meetings sind nicht neu (oder, würden manche sagen, aufregend), aber das hängt davon ab, wer sie leitet – und wie. Nennen Sie sie „Check-Ins“, wenn Sie möchten, aber regelmäßige „Gruppentreffen“ können die Mitarbeiter verantwortlich und konzentriert halten. Wenn Sie sich Sorgen machen, dass die Aufmerksamkeit nachlässt, halten Sie „Stand-up“ -Treffen ab, bei denen alle stehen bleiben. (Die Sitzungen können auch kürzer sein.) Alternativ können Sie sich auch in einen Kreis setzen. Oder planen Sie jeden Freitag eine „Zusammenfassung“, die auf eine gesellige Stunde übergeht, um die Woche positiv zu beenden.
- Eine offene und drehbare Tür. Die Politik der offenen Tür erobert auch nicht gerade die Welt der Kleinunternehmen im Sturm. Aber stellen Sie sich die Überraschung Ihrer Mitarbeiter vor, wenn Sie das Paradigma umkehren und durchgehen ihr Tür und ziehen Sie einen Stuhl für ein informelles oder sonstiges Gespräch heran. Wenn Sie wirklich mit gutem Beispiel vorangehen möchten und möchten, dass Mitarbeiter durch Ihre Tür gehen, um mit Ihnen zu sprechen, machen Sie deutlich, dass Sie der Meinung sind, dass offene Türen in beide Richtungen schwingen sollten.
- Mentor mit Sinn. Es ist leicht, die Onboarding-Abläufe zu übersehen, vorausgesetzt, dass neue Mitarbeiter „lernen, wie sie gehen“. Erleichtern Sie ihre Lernkurve, indem Sie einen Mentor zuweisen, der mindestens sechs Monate lang als Anlaufstelle dient. Die anderen Vorteile: Mentoren schätzen normalerweise den Status (was zu einem gesunden Wettbewerb unter Gleichaltrigen führt) und melden dem Chef (Ihnen) häufig konstruktive Kritik.
Was sind die Auswirkungen einer schlechten Organisationskommunikation?
Sie haben wahrscheinlich herausgefunden, dass effektive Kommunikation Zeit braucht. Es braucht Zeit, die Sie lieber als ruhige Mittagspause genießen möchten, als eine Debatte zwischen zwei Arbeitsteams zu leiten. Es braucht Zeit, wenn Sie lieber am Ende des Tages nach Hause fahren möchten, als auf dem Flur zu verweilen, um einen schwächelnden Mitarbeiter zu ermutigen. Und es braucht Zeit, die Sie dazu bringt, das Ausstecken für den Tag zu verschieben und schlafen zu gehen, anstatt auf eine weitere nächtliche E-Mail zu antworten.
Effektive Kommunikation braucht Zeit und Anstrengung, und obwohl Ihr Arbeitsplatz von einer namhaften Zeitschrift möglicherweise nicht zu einem der „besten Arbeitsplätze“ gewählt wird, sollte er dennoch nicht unter den schädlichsten negativen Folgen einer schlechten Kommunikation leiden, darunter:
- Geringere Produktivität. Mitarbeiter, die sich treibend, unmotiviert oder verärgert fühlen, verbringen möglicherweise Arbeitszeit mit ihren Kollegen. andere finden arbeitsfreie Tätigkeiten, die ihre Aufmerksamkeit während der Arbeitszeit auf sich ziehen.
- Verpasste Fristen. Mitarbeiter, die nicht wissen, wie sie eine Aufgabe erledigen sollen, werden mit ziemlicher Sicherheit damit zu kämpfen haben.* Häufiger Fehlzeiten. Mitarbeiter, die mit einer dieser Emotionen zu kämpfen haben, haben oft Schwierigkeiten, zur Arbeit zu erscheinen. Sie sind krank, in Ordnung - sie fühlen sich aus der Schleife heraus.
- Hohe Fluktuation. Jeder weiß, dass entrechtete Mitarbeiter, die das Gefühl haben, am Arbeitsplatz keine Stimme zu haben, beschließen, ihre Stimmbänder durch Kündigen zu durchbrechen.
- Eine größere Anzahl von Arbeitsunfällen. Daraus folgt, dass Mitarbeiter, die über ordnungsgemäße Praktiken falsch oder nicht informiert sind, mehr Fehler machen und mehr Arbeitsunfälle haben.
- Schlechter Kundenservice. Eine weitere Gewissheit: Bei einem kleinen Unternehmen schließt sich fast alles, angefangen beim Inhaber über die Mitarbeiter bis hin zum Kunden. Guter Service ist entweder ein glückliches Ergebnis oder ein trauriges Opfer der organisatorischen Kommunikation.
Innovation hat vor diesem Hintergrund keine Chance – und vielleicht auch das Geschäft, in das Sie sich so viele Hoffnungen gesetzt haben. Mit Engagement und Übung kann jedoch jeder Kleinunternehmer lernen, ein effektiver Kommunikator am Arbeitsplatz zu werden. Kleinunternehmer sind schließlich mehr als nur gute Redner. als Gruppe werden sie auch als Überflieger ausgezeichnet.
