Das Belegmanagement ist ein zentraler Aspekt der allgemeinen Rechnungslegung. In der persönlichen Finanzwelt sind Quittungen eine Methode, um die Ausgabengewohnheiten der Haushalte zu verfolgen; das gleiche gilt für Unternehmen jeder Größe. Unternehmen können Quittungen auch als Methode zur Verfolgung der Umsatzgenerierung verwenden. Das Belegmanagement bezieht sich auf die Praxis des Organisierens, Ablegens und Gewinnens durch genaue und vollständige Verfolgung von Belegen.
Einnahmen in kleinen Unternehmen
Kleine Unternehmen haben häufig mit zwei Klassen von Belegen zu tun. Spesenabrechnungen werden von Lieferanten ausgestellt, wenn ein Kleinunternehmer Waren zum Wiederverkauf kauft. Der Kauf von Anlagekapital für das Unternehmen wie Möbel und andere Ausrüstungsgegenstände führt ebenso zu Speseneinnahmen wie die Bezahlung von Dienstleistungen im Zusammenhang mit der Instandhaltung des Geschäfts. Die zweite und häufigere Art von Quittung ist die Quittung, die für Kunden nach dem Kauf eines Artikels erstellt wird. Es ist sinnvoll, eine Kopie der ausgestellten Verkaufsbelege als Methode zur Verfolgung des täglichen Einkommens aufzubewahren.
Quittungen ausfüllen
Das Einreichen von Quittungen ist ein einfaches Verfahren; Es ist jedoch eine Routine, die eine routinemäßige Wartung erfordert, da sich die Belege anhäufen und schnell außer Kontrolle geraten können. Kassenbelege täglich in chronologischer Reihenfolge in einem verschlossenen Aktenschrank abzulegen ist die einfachste Art, Kassenbons zu verfolgen. Das Einscannen in ein digitales Format und die externe Sicherung der Datei ist ebenfalls eine gute Möglichkeit, um sicherzustellen, dass keine Informationen verloren gehen, selbst wenn etwas mit den Original-Ausdrucken passieren sollte. Es gibt zwei Möglichkeiten, Spesenbelege einzureichen: chronologisch nach Monat oder in kategorialen Unterordnern zum schnellen Nachschlagen, die ebenfalls chronologisch geordnet sind.
Finden von Steuerabzügen mit Quittungen
Der Vorteil der Gruppierung von Ausgabenbelegen nach Kategorien besteht darin, dass das Auffinden von Steuerabzügen erheblich vereinfacht wird. Es besteht die Möglichkeit, dass, wenn eine Art von Ausgaben als steuerlich abzugsfähig gilt, auch spätere Ausgaben derselben Kategorie abzugsfähig sind. Spesenabrechnungen für Ausrüstung und andere Kapitalkosten sind im Allgemeinen abzugsfähig, ebenso wie eine Vielzahl anderer Posten, die variieren, da sich das Steuerkennzeichen regelmäßig ändert. Wenden Sie sich an das IRS oder einen Buchhalter, um so viele legitime Abzüge wie möglich zu finden und von Ihrer Strategie für das Belegmanagement zu profitieren.
Einnahmen und Prüfung
Quittungen sind ein Glücksfall, sollte der IRS jemals Ihr Unternehmen prüfen. Wenn Sie eine Kopie jeder Quittung aufbewahren, die Ihr Unternehmen generiert, werden Audits schneller und schmerzfreier, da der IRS die Richtigkeit aller Abzugsansprüche schnell überprüfen und die gemeldeten Einnahmen bestätigen kann. Wenn Sie Ausgaben geltend machen, ohne die Belege zur Bestätigung dieser Ansprüche aufzubewahren, kann dies zu Geldstrafen und in einigen Fällen zu Gerichtsverfahren führen. Bewahren Sie daher Kopien Ihrer abzugsfähigen Belege auf. Bewahren Sie die gedruckten Kopien je nach Inhalt zwischen vier und sieben Jahren auf, wie vom IRS beschrieben und empfohlen.
