Anleitungen

Wie werden oberseitige Buchungen in der Buchhaltung verbucht?

Top-seitige Journaleinträge sind nicht routinemäßige Einträge, die manuell in Buchhaltungsjournalen eingegeben werden. Unternehmen geben Finanztransaktionen in Journalen ein, um eine Finanzaufzeichnung der täglichen Geschäftstätigkeit des Unternehmens zu führen. Die eingegebenen Gutschriften und Lasten spiegeln die Aufwendungen, Einnahmen, Verbindlichkeiten und Vermögenswerte des Unternehmens wider. Obenseitige Buchungen werden normalerweise nicht in anderen Firmenbüchern berücksichtigt. Obwohl Wirtschaftsprüfer Top-Side-Buchungen als möglichen Indikator für Finanzbetrug anerkennen, gibt es berechtigte Gründe, diese Art der Buchführung und Methoden zur Risikosteuerung zu verwenden.

Top-Side-Einträge

Laut dem Center for Audit Quality nehmen Unternehmen in der Regel keine Top-Side-Buchungen im Hauptbuch vor. Einige Unternehmen erfassen Einträge auf der Oberseite in separaten Tabellenkalkulationen und integrieren die Informationen zu einem späteren Zeitpunkt in die Finanzunterlagen. Top-Side-Einträge werden erneut eingegeben, um die tatsächlichen Änderungen an einem Debit- und Kreditkonto widerzuspiegeln. Top-Side-Buchungen können nach der Konsolidierung von Journalen oder Ledgern und bevor das Unternehmen seinen Jahresabschluss erstellt, erfasst werden. In automatischen Systemen vorgenommene Top-Side-Einträge erfordern normalerweise das Überschreiben des Systems, um einen nicht routinemäßigen manuellen Journaleintrag zu ermöglichen.

Einbinden von Top-Side-Einträgen

Unternehmen stellen die Aufnahme von Top-Side-Einträgen in den Jahresabschluss auf verschiedene Weise sicher, einschließlich des Druckens einer Liste oder der anderweitigen Identifizierung aller Top-Side-Einträge, die während eines Abrechnungszeitraums vorgenommen wurden. Buchhalter können die ordnungsgemäße Behandlung von Top-Side-Einträgen überprüfen, indem sie das Hauptbuch des Unternehmens mit seinem Jahresabschluss abgleichen. Die als "Roll Forward" bezeichnete Prüfungstechnik überprüft Hauptbuchkonten, um sicherzustellen, dass alle Journaleinträge einbezogen werden.

Risiken

Die Association of Certified Fraud Examiners und andere professionelle Buchhaltungsorganisationen erkennen Top-Side-Einträge als potenzielles Betrugsrisiko und als Schema an, das darauf abzielt, betrügerische Finanzinformationen bereitzustellen. Das mit Top-Side-Einträgen verbundene Betrugsrisiko resultiert aus mehreren bekannt gewordenen Fällen von Finanzbetrug, an denen Unternehmen beteiligt waren, die Top-Side-Einträge verwendet haben, um falsche Informationen bereitzustellen. Das größte Risiko besteht bei manuellen Systemen, die handschriftliche Hauptbücher verwenden, oder bei Anwendungen, die eine uneingeschränkte manuelle Dateneingabe ermöglichen. Unternehmen, die aus legitimen Gründen Top-Side-Einträge verwenden, müssen möglicherweise Investoren, Kreditgebern und Finanzfachleuten versichern, dass Checks and Balances vorhanden sind, um Missbrauch zu verhindern.

Risikominimierung

Unternehmen minimieren das Risiko von Top-Side-Einträgen, indem sie Verfahren entwickeln und anwenden, die Kontrollen bereitstellen. Geben Sie die Situationen an, die für Top-Side-Einträge genehmigt wurden, z. B. die Korrektur eines vorherigen Fehlers oder eines Eintrags, für den Informationen aus dem Geschäftsschluss des Vortages ausstehen. Fordern Sie für jeden Eintrag auf der Oberseite eine Genehmigung an und beschränken Sie die Berechtigungen, um solche Einträge auf eine oder zwei Personen vorzunehmen. Unternehmen, die automatisierte Buchhaltungssysteme verwenden, können Top-Side-Berechtigungen in das System eingeben, um die Verwendung durch andere zu verhindern, geplante Systemprüfungen durchführen, um Top-Side-Einträge auszudrucken und zu überprüfen und das System so programmieren, dass temporäre Top-Side-Einträge am nächsten Tag automatisch storniert werden.