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Funktionsweise von Bürotelefonsystemen

Wenn Sie Ihr Unternehmen eher mit einem Telefonsystem als mit einer Vielzahl von Einleitungstelefonen ausstatten, können Sie die Bürokommunikation verbessern und die Produktivität steigern. Sie können jedoch - insbesondere am Anfang - verwirrend sein, da sich der Vorgang sowie das Telefon selbst häufig stark von dem unterscheiden, was Sie derzeit verwenden. Obwohl der Anbieter, der Telefontyp und die Funktionen sowie die Größe des Systems jedes Telefonsystem unterschiedlich machen, haben grundlegende „Innenfunktionen“ gemeinsame Merkmale und können Ihnen einen guten Ausgangspunkt für ein besseres Verständnis eines Bürotelefonsystems bieten, das Sie in Betracht ziehen oder bereits sind mit.

Die Fakten

Bevor Sie verstehen, wie ein Bürotelefonsystem funktioniert, müssen Sie es nach Typ identifizieren. Die beiden Grundtypen - Multiline und Private Branch Exchange - sind ähnlich, unterscheiden sich jedoch in ihrem Komplexitätsgrad. Das einfachste ist ein Standard-Multiline-Telefon. Bei einem Telefon mit mehreren Leitungen können Sie maximal etwa acht bis 10 einzelne Leitungen in einem einzigen Telefon haben, von denen jede normalerweise als einzelne Leitung angezeigt wird, z. B. „Leitung 1“, „Leitung 2“ und „Leitung 3“ auf jede Telefondurchwahl im Büro. Mehrzeilige Telefone müssen manuell bedient werden. Eine private Nebenstellenanlage – auch PBX-System genannt – ist ein automatisches Telefonsystem, das häufig von größeren Unternehmen verwendet wird. PBX-Systeme bieten Ihnen die Möglichkeit für zusätzliche Leitungen und die Automatisierung macht eine zentrale Rezeption überflüssig.

Mehrzeilig

Telefone mit mehreren Leitungen funktionieren je nach verfügbaren Optionen unterschiedlich. In einem Basissystem hat jede Leitung im System eine eigene Rufnummer. Sie veröffentlichen jede Telefonnummer und behandeln jede als separate Leitung. Die Leitung, die den Anruf empfängt, klingelt und ein Licht blinkt. Wenn die Leitung jedoch verwendet wird, erhält der Anrufer ein Besetztzeichen oder geht direkt zur Voicemail. Eine weitere Option ist ein Dienst namens "Rollover", bei dem Sie nur eine Nummer veröffentlichen und eingehende Anrufe die Leitungen in absteigender Reihenfolge belegen. Wenn Sie beispielsweise drei eingehende Leitungen haben und zwei Anrufer gleichzeitig einen Anruf tätigen, klingelt ein Anruf in Leitung 1 und der zweite Anruf in Leitung 2. Beide Typen bieten normalerweise Funktionen wie Voicemail und Anrufweiterleitung sowie ein Lautsprechersystem, mit dem eine Empfangsdame Mitarbeiter auf eingehende Anrufe aufmerksam machen kann.

PBX-Grundlagen

Ein PBX-Telefonsystem führt dieselben allgemeinen Aufgaben wie ein Mehrleitungssystem aus, jedoch ohne menschliche Unterstützung. Eingehende Anrufe gelangen über einen Puffer, einen elektronischen, zentralen Empfangsbereich und je nach gewählter Rufnummer erfolgt dann eine von zwei Aktionen. Wenn der Anrufer eine zentrale Nummer wählt, hat er meistens die Möglichkeit, sofort eine Durchwahl zu wählen oder eine automatische Liste von Telefondurchwahlen abzuhören, eine auszuwählen und eine Verbindung herzustellen. Wenn der Anrufer eine der Nebenstellenleitungen direkt wählt, kann er das System vollständig umgehen und eine Verbindung zur Nebenstelle herstellen. Wenn eine zentrale Nummer beispielsweise 555-4123 lautet, können direkte Nebenstellennummern Nummern wie 555-4124 und 555-4125 sein.

PBX-Optionen

Eine zusätzliche Option von PBX-Telefonsystemen ist die Möglichkeit, eine interne Verbindung herzustellen. Mitarbeiter können ein Telefon verwenden, um andere Nebenstellen zu wählen, ohne eine Amtsleitung zu verwenden. In der Regel wählen Sie die letzten drei Ziffern der Nummer, z. B. 124 oder 125. Um auf eine Amtsleitung zuzugreifen und einen ausgehenden Anruf zu tätigen, müssen Sie dies bei den meisten PBX-Systemen tun Geben Sie eine zusätzliche Nummer an, z. B. die Nummer 9, bevor Sie den Anruf tätigen.

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